Dostarczamy sprzęt do pracy zdalnej w czasie pandemii

Klienci TALEX od początku pandemii zgodnie z rządowymi wytycznymi starają się zreorganizować swoją działalność biznesową. Podstawowym zadaniem stało się wyposażenie pracowników w sprzęt IT umożliwiający pracę z domu. Mimo dużych trudności na światowym rynku komputerów udało się nam zrealizować zamówienia na dostawy i instalacje ponad 2800 notebooków gotowych do zdalnej pracy. 

Każde urządzenie zostało przygotowane zgodnie z wewnętrznymi procedurami klienta w naszej „fabryce”. Proces ten nazywamy STAGINGIEM*. Dzięki doświadczeniom w prowadzeniu masowych rollout’ów, wypracowanym przez lata procedurom oraz rozbudowanej infrastrukturze technicznej mogliśmy zrealizować wszystkie te zadania z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa, jakie zostały ogłoszone na czas pandemii.  Doświadczenie w realizacji tego typu usług i tym razem przyniosło wymierne korzyści. Mimo trudności, które w tych dniach dotykają także naszą działalność operacyjną, staramy się, żeby nasi klienci byli zadowoleni i czuli, że zawsze mogą na nas polegać. Chcemy też podzielić się wnioskami z ostatnich 5 tygodni i zaproponować działania, które mogą ułatwić przechodzenie na pracę zdalną.

*STAGING_Personalizacja sprzętu dla użytkownika.PDF

Jak COVID-19 zweryfikował potrzeby IT u naszych klientów

Aby zachować ciągłości kluczowych procesów wymuszonych sytuacją pandemii klienci zaczęli zgłaszać zapotrzebowania na sprzęt wraz z obsługą, które można podsumować w 4 punktach: 

• Wyprodukowanie i dostarczenie jak największej ilości laptopów/urządzeń mobilnych w jak najkrótszym czasie, 
• Szybkie naprawy i rekonfiguracja używanych jednostek z magazynu, w celu podniesienia ich standardu, uzdatnienia do dalszego wykorzystania,
• Możliwość zakupów interwencyjnych urządzeń mobilnych 
• Ekspresowa obsługa logistyczna dostaw zewnętrznych

Pierwotne szacunki naszych klientów dotyczyły sumarycznie około 500 urządzeń do personalizacji i dostarczenia ich w krótkim czasie. Szacunki te zmieniły się bardzo szybko i diametralnie.

Jakie zmiany musieliśmy wdrożyć, aby sprostać wymaganiom klientów

Aby stanąć na wysokości zadania i zaspokoić potrzeby naszych klientów błyskawiczne dostosowaliśmy się do sytuacji i wdrożyliśmy zmiany:

• Poszerzyliśmy możliwości produkcyjne poprzez stworzenie nowych tymczasowych stanowisk wraz z pełną infrastrukturą (dodatkowe 46 stanowisk).
• Uruchomiliśmy produkcję w trybie ciągłym, bez oczekiwania na zgłoszenia (gotowe laptopy do dostarczenia, przed formalnym zamówieniem klienta).
• Przygotowaliśmy nowe obrazy pod nowe modele urządzeń zawierających nowe sterowniki oraz rozwiązania systemowe i sieciowe do pracy zdalnej
• Dostosowaliśmy proces STAGINGU – instalacja aplikacji została przesunięta do zespołu Contact Center, który kontaktując się z użytkownikiem po dostawie urządzenia, instalował niezbędne aplikacje dodatkowe wymagane przez użytkownika do pracy w środowisku zdalnym
• Każda produkcja poprzedzona jest etapem testowania nowych obrazów, rozwiązań systemowych i sieciowych. (przygotowywanych przez Klientów) – często skutkując wielogodzinnym szukaniem przyczyń niepowodzeń i wstrzymywaniem produkcji. 
• Przeszliśmy na tryb pracy 07:00-19:00 w trybie pół zmianowym w kluczowych tygodniach wraz z pracą w weekendy, jeżeli było to konieczne.
  
• Przyśpieszyliśmy ocenę stanu technicznego dla sprzętu używanego z magazynu, w celu wskazania jednostek nadających się do dalszej eksploatacji.
• Uruchomiliśmy zapasowe montownie w Warszawie i Wrocławiu wraz z przemieszczeniem do nich części sprzętu, aby zachować ciągłości działania, gdyby nastąpił etap kwarantanny dla pracowników z Poznania. 
• Przedstawiliśmy ofertę interwencyjnego zakupu 1000 laptopów. Oferta została przyjęta i zrealizowana.

Jak poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem, pokazują liczby

• Spersonalizowaliśmy, uruchomiliśmy i wydaliśmy ok. 2770 laptopów/nettopów 
• Zrekonfigurowaliśmy i doposażyliśmy ok. 600 urządzeń nowych i używanych 
• Przyjęliśmy i realizujemy zamówienie na staging ponad 7200 terminali  
• Przyjęliśmy ok. 1000 urządzeń z interwencyjnych dostaw zewnętrznych 
• Zakończyliśmy przeprowadzkę magazynu z TKT na CLM (całościowo ok. 25000 zasobów) 
• Zutylizowaliśmy ponad 5000 zasobów 
• Zdemagnetyzowaliśmy ponad 3000 nośników 
• Zapewniliśmy ciągłość działania dla Spółki i Klientów

Co możemy zarekomendować naszym klientom na przyszłość

• Twoi pracownicy powinni być wyposażeni w urządzenia mobilne/przenośne typu laptop lub nettop z dostępem do infrastruktury VPN.
• Jeżeli wyposażenie wszystkich pracowników w laptopy nie jest możliwe, pomyśleć trzeba o usłudze Biura Zapasowego, w którym będziesz mógł uruchomić swoje procesy biznesowe.
• Dostęp do danych/aplikacji powinien być oparty o  rozwiązania chmurowe (zapoznaj się z ofertą Talex Data Center).
• Należy rozważyć możliwość i sposób certyfikacji urządzeń prywatnych domowych – certyfikowania do działalności służbowej (stworzenie aplikacji weryfikujących i certyfikujących).
• Warto pomyśleć o utrzymywaniu niewielkiego stocku laptopów na magazynie w celu natychmiastowego ich uruchomienia w razie pilnej potrzeby.
• Przygotowywane oferty powinny brać pod uwagę dostępne na rynku urządzenia wraz z możliwością zmiany parametrów (poza procesorem) już na etapie produkcji/instalacji po zakupie. Takie rozwiązanie pozwala zwiększyć możliwości sprzętu, ograniczając koszty poprzez rozbudowę.
• Należy rozważyć korzystanie z dostaw door to door (dom, oddział) za pomocą usług kurierskich w ramach standardowej obsługi.
• Należy rozważyć przygotowanie bardziej spersonalizowanych obrazów/paczek instalacyjnych, aby z produkcji wychodził maksymalnie gotowy produkt – bez angażowania dodatkowych zespołów, skracając czas pracy.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie personalizacji i dostaw, zapraszamy do kontaktu: expert@talex.pl